Cleverer Zahlungsverkehr mit virtuellen Konten

Mai 2020 – Unternehmen mit vielen Kunden oder Mietern verarbeiten täglich Tausende von Einzahlungen und Abbuchungen – ein enormer administrativer Aufwand. Abhilfe können da sogenannte virtuelle Konten schaffen: sie ermöglichen eine effiziente Steuerung von Zahlungsvorgängen, reduzieren Komplexität und Fehlbuchungen.

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Die TAG Immobilien AG arbeitet beispielsweise mit virtuellen Konten für ihre Wohneinheiten. Und das funktioniert so: Jeder Mieter überweist auf „sein“ individuelles virtuelles Konto und auch Strom- oder Wasserversorger ziehen hiervon direkt ihr Geld ein. So werden sämtliche Zahlungen einfach und schnell gebucht, Fehler vermieden und das gesamte Rechnungswesen optimiert.

Das börsennotierte MDax-Unternehmen verwaltete zum Ende des Geschäftsjahres 2019 mehr als 85.000 Wohneinheiten. Die Hauptstandorte der TAG Immobilien AG befinden sich dabei in den Großräumen Hamburg und Berlin, in den Regionen Salzgitter und Thürigen/ Sachsen sowie Nordrhein-Westfalen. Seit Beginn des Jahres ist TAG auch im Nachbarland Polen tätig. Für die Mieter des Wohnungsunternehmens ist die Sache klar: Sie zahlen – ob per Dauerauftrag oder Einzelüberweisung – zum Monatsbeginn ihre Mieten. Doch wie sieht das Ganze auf der Seite des Empfängers aus?

Lange Zeit suchte die TAG Immobilien AG nach einer Lösung, um die massenhaften Ein- und Ausgänge bei gleichzeitig rasant steigendem Wohnungsbestand zu managen. Eine Lösung fand das Unternehmen in den „virtuellen Konten“. „Als virtuelles Konto bezeichnet man ein Konto, das regulär durch IBAN und BIC angesprochen werden kann, jedoch im Banksystem nicht eröffnet ist“, sagt Stefanie Buhtz, Abteilungsdirektorin im Bereich Cash Management Sales bei der Hamburg Commercial Bank. TAG Immobilien hält davon heute knapp 20.000 bei der Hamburg Commercial Bank.

In wenigen Jahren will das Unternehmen die Schallmauer von 100.000 Wohneinheiten im Bestand nach oben durchbrechen. So erfreulich diese Perspektive ist, so herausfordernd werden zugleich die Aufgaben, die daraus entstehen: 100.000 Wohnungen bedeuten bei Vollvermietung auch 100.000 einzelne Mietzahlungen. Und das Monat für Monat. Hinzu kommen die Abrechnungen für die einzelnen Wohnblöcke mit den Stromlieferanten, Wasserversorgern und Entsorgungsunternehmen. Auch diese werden, stellvertretend für die einzelnen Mieter und ganze Gebäude, von der TAG Immobilien abgewickelt.

So funktioniert ein virtuelles Konto

So funktioniert ein virtuelles Konto (grafische Darstellung)

Zeitgewinn und Kostenersparnis

„Der bürokratische Aufwand bei einer solchen Vielzahl von Verträgen und Zahlungsvorgängen, mit monatlichen Einzahlungen durch die Mieter und wiederum abfließenden Zahlungen an Wasser- oder Stromlieferanten ist immens“, sagt Ulrike Bondkirch. Die Prokuristin leitet die Abteilung Finanzierungen und Zahlungsverkehr bei TAG Immobilien. Es ist noch nicht so lange her, dass alle Mieter auf nur ein Konto überwiesen haben. Das wäre heutzutage, bei rund 85.000 Wohneinheiten im Bestand, nahezu undenkbar. „Der Aufwand damals war riesig und wäre heute schlicht nicht mehr darstellbar“, sagt Ulrike Bondkirch. Enorm viele Mitarbeiter hätten - selbst unterstützt durch moderne Technik – tagelang damit zu tun, zu prüfen, ob alle Mieter in passender Höhe und fristgerecht bezahlt haben oder ob Verwendungszweck und IBAN richtig sind.

Für die Mieter der TAG Immobilien AG ändert der Einsatz virtueller Konten nichts: Jeder von ihnen überweist die Miete auf „sein“ individuelles Konto. Damit ist ganz klar ersichtlich, ob die Miete pünktlich und in der richtigen Höhe gezahlt wurde. Bündel von virtuellen Konten sind jedoch jeweils ein- und demselben realem Konto zugeordnet. Damit werden auch die Umsätze, die auf den virtuellen Konten erfolgen, unverzüglich dem realen Konto gutgeschrieben beziehungsweise von dort abgezogen. Eine automatische Zuordnung der Zahlungen in der Finanzbuchhaltung findet über die elektronischen Kontoauszugsinformationen statt.

Den Kunden der Hamburg Commercial Bank bringen die virtuellen Konten ausschließlich Vorteile: Durch die automatische Zuordnung von Zahlungen wird das Rechnungswesen optimiert, Buchungen und Zuordnungen erfolgen automatisiert, einfach und schnell. „Virtuelle Konten bedeuten für unser Haus einen enormen Zeitgewinn und damit eine deutliche Kostenersparnis“, bestätigt Ulrike Bondkirch.

„Es gibt eine Eins-zu Eins-Beziehung und eine 100-prozentige Zuordnung“, nennt Stefanie Buhtz den zentralen Vorteil virtueller Konten. Fehlbuchungen oder Suchen nach Beträgen gehören damit der Vergangenheit an. Das gilt sowohl für Einzahlungen der Mieter, als auch für Abbuchungen, etwa von Stadtwerken oder anderen Versorgern.

„Es gibt eine Eins-zu Eins-Beziehung und eine 100-prozentige Zuordnung.“

Stefanie Buhtz, Abteilungsdirektorin im Bereich Cash Management Sales bei der Hamburg Commercial Bank.

Attraktive Lösung auch für Unternehmen der Gesundheitswirtschaft

Die zahllosen Vorteile virtueller Konten haben bereits vor Jahren auch die Macher der PrivatCard AG in Düsseldorf überzeugt. Der Spezialdienstleister managt für Apotheken vor Ort und in großen Krankenhäusern Teile des Zahlungsverkehrs sowie das Forderungsmanagement gegenüber Endkunden. „Gerade bei der ambulanten Versorgung von Patienten mit Arzneimitteln sind Apotheken besonders gefordert. Hier sind Lösungen gefragt, die reibungslose Abläufe und eine angemessene Kommunikation mit ihren Kunden gewährleisten“, sagt Markus Feck, Justitiar der PrivatCard AG. Das Unternehmen erstellt und versendet im Auftrag der Kliniken transparente Rechnungen inklusive Rezeptkopien, Rechnungsduplikaten und Überweisungsvordrucken für eine zügige Begleichung der offenen Beträge. „Darüber hinaus beantworten wir sämtliche Nachfragen der Endkunden zur Rechnung kompetent und zeitnah“, sagt die Leiterin Kundenservice Anke Kühne.

Vom teuren Krebsmedikament bis hin zu kostspieligen Hilfsmitteln für Kranke – die Nachfrage nach den Produkten vor allem aus den Klinikapotheken ist enorm. Entsprechend hoch ist die Anzahl der Zahlungsvorgänge. „Das geht locker in die Hunderttausende jedes Jahr“, sagt die Leiterin des Kundenservice Anke Kühne. Würde jeder Kunde auf nur ein Konto zahlen, wäre der Aufwand immens. Genau deshalb setzt das Unternehmen seit Jahren auf virtuelle Konten bei der Hamburg Commercial Bank – damit werden die Einzahlungen der Kunden direkt den bestimmten Apotheken zugeordnet und der Zahlungsprozess wird möglichst digital und schlank gehalten. Letztlich fließen alle Umsätze der virtuellen Konten wieder auf ein Gesamtkonto.

„Neben der Effizienz, den geringeren Kosten und der eingesparten Zeit gibt es noch einen weiteren großen Vorteil virtueller Konten“, sagt Torsten Rösner, Sales Manager Cash Management bei der Hamburg Commercial Bank: „Die Gelder verschiedener Kunden werden garantiert richtig zugeordnet. So kann in diesem Fall jede Apotheke sicher sein, dass sie genau ihr Geld auch erhält.“