TAG Immobilien AG setzt auf virtuelle Konten

Viele Unternehmen müssen Tag für Tag tausende von Einzahlungen und Abbuchungen verwalten. Das stellt einen enormen administrativen Aufwand dar. Abhilfe können da sogenannte virtuelle Konten schaffen: Sie ermöglichen eine effiziente Steuerung von Zahlungsvorgängen, reduzieren die Komplexität und senken das Risiko von Fehlbuchungen. Die TAG Immobilien AG setzt als Kundin der Hamburg Commercial Bank bei der Verwaltung ihrer Wohnimmobilien mit großem Erfolg auf die virtuellen Konten. Die Mieter:innen des Unternehmens überweisen auf ihr individuelles virtuelles Konto. Auch Dritte wie Strom- oder Wasserversorger ziehen hiervon direkt das Geld für ihre Services rund um die Immobilie ein. So werden sämtliche Zahlungen einfach und schnell gebucht, Fehler vermieden und das gesamte Rechnungswesen optimiert.

Das börsennotierte Unternehmen verwaltete am Geschäftsjahresende 2021 mehr als 88.000 Wohneinheiten. Die Hauptstandorte der TAG Immobilien AG befinden sich vor allem im Norden und Osten Deutschlands, in den Großräumen Hamburg und Berlin, in den Regionen Salzgitter und Thüringen/Sachsen sowie in Nordrhein-Westfalen.

Um die massenhaften Ein- und Ausgänge bei gleichzeitig rasant steigendem Wohnungsbestand zu optimieren, fand das Unternehmen schließlich eine Lösung in den „virtuellen Konten“. „Als virtuelles Konto bezeichnet man ein Konto, das regulär durch IBAN und BIC angesprochen werden kann, jedoch im Banksystem nicht eröffnet ist“, sagt Stefanie Buhtz, Abteilungsdirektorin im Bereich Cash Management Sales bei der Hamburg Commercial Bank. TAG hält von diesen Konten heute knapp 20.000 bei der Hamburg Commercial Bank.

„Der bürokratische Aufwand bei einer solchen Vielzahl von Verträgen und Zahlungsvorgängen, mit monatlichen Einzahlungen durch die Mieter und wiederum abfließenden Zahlungen an Wasser- oder Stromlieferanten ist immens“, sagt Ulrike Bondkirch. Die Prokuristin leitet die Abteilung Finanzierungen und Zahlungsverkehr bei TAG. Es ist noch nicht so lange her, dass alle Mieter:innen auf nur ein Konto überwiesen hatten. Das wäre heutzutage, bei fast 90.000 Wohneinheiten im Bestand, nahezu undenkbar. Viele Mitarbeiter:innen hätten sonst tagelang damit zu tun, zu prüfen, ob alle Mieter in passender Höhe fristgerecht bezahlt haben.

Für die Mieter der TAG ändert sich durch den Einsatz virtueller Konten nichts: Jeder von ihnen überweist die Miete auf sein oder ihr individuelles Konto. Damit ist ganz klar ersichtlich, ob die Miete pünktlich, in der richtigen Höhe und an den richtigen Empfänger gezahlt wurde. Bündel von virtuellen Konten sind jedoch jeweils ein- und demselben realem Konto zugeordnet. Damit werden auch die Umsätze, die auf den virtuellen Konten erfolgen, unverzüglich dem realen Konto gutgeschrieben beziehungsweise von dort abgezogen. Eine automatische Zuordnung der Zahlungen in der Finanzbuchhaltung findet über die elektronischen Kontoauszugsinformationen statt.

„Virtuelle Konten bedeuten für unser Haus einen enormen Zeitgewinn und damit eine deutliche Kostenersparnis.“

Den Kunden der Hamburg Commercial Bank bringen die virtuellen Konten ausschließlich Vorteile: Durch die automatische Zuordnung von Zahlungen wird das Rechnungswesen optimiert, Buchungen und Zuordnungen erfolgen automatisiert, einfach und schnell. „Virtuelle Konten bedeuten für unser Haus einen enormen Zeitgewinn und damit eine deutliche Kostenersparnis“, bestätigt Ulrike Bondkirch.

„Es gibt eine Eins-zu Eins-Beziehung und eine 100-prozentige Zuordnung“, nennt Stefanie Buhtz den zentralen Vorteil virtueller Konten. Fehlbuchungen oder Suchen nach Beträgen gehören damit der Vergangenheit an.